Протокол проведения мероприятия образец

Протокол встречи

Протокол проведения мероприятия образец

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» – послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма.

Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч.

И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи – это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения.

Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия.

Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах.

Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.).

В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах).

После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней.

Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи.

Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

Проект:ТЦ “Солнечный”
Тема встречи:Итоги управления ТЦ “Солнечный” и существующие проблемы по состоянию на 10/02/18
Приложения:
Дата встречи и место проведения:10 февраля 2018 года в г. Москва
Протокол составили:Иванов И.И. и Петров П.П.
Участники:Должность:Подписи:
Сидоров С.С. (Си.С.)Управляющий
Владимиров В.В. (В.В.)Технический директор
Антонов А.А. (А.А)Начальник отдела маркетинга
Степанов С.С.Финансовый директор
Анастасиева А.А.Юрист
Александрова А.А.Начальник отдела аренды
Рассылка:Участникам
Михайлову М.М., Николаеву Н.Н.Татьяниновой Т.Т., Константинову К.К.
Повестка:
Результаты новогодних продаж арендаторов
Доходность арендаторов
Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры
Маркетинговый план на февраль и март
Собираемость арендной платы
Устранение протечек
Организация парковки
Вопросы требующие решения             Действия
No.ОтветственныйСрок исполнения
Результаты новогодних продаж арендаторов
В целом результаты положительные. На следующий год необходимо организовать партнерскую программу с арендаторами. Продумать предложения1А.А.06/07/18
Доходность арендаторов
Разработать мероприятия по увеличению доходности2СиС

Источник: https://formadoc.ru/entity/others/protokol-vstrechi/

Протокол проведения мероприятия образец – Юр-консультант.ру

Протокол проведения мероприятия образец

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(84,88

Источник: http://zakjur.ru/protokol-provedenija-meroprijatija-obrazec.html

Каков образец оформления протокола совещания в организациях

Протокол проведения мероприятия образец

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

  1. Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  2. Участкам  в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  3. Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
  4. Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком.  Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

  1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
  2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  3. Только общий смысл можно записывать в документе.
  4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  1. Темы обсуждения.
  2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе.

Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары.

Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  1. Номер по порядку и дата проведения собрания.
  2. Полное наименование организационной структуры.
  3. Каков вид документа о проведении собрания.
  4. Указать какое мероприятие проводится.
  5. Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
  6. Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  7. Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  8. Результаты ания отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

 Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

Протокол о проведении совещания при главе администрации

Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.

Заполнение производится в следующем порядке:

  1. По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
  2. После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
  3. Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
  4. Перечислить, кто являлся слушателями.
  5. После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
  6. После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
  7. В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.

О заполнении протокола совещания при учреждении

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

Алгоритм заполнения:

  1. Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
  2. Далее дата и место проведения.
  3. Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
  4. Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
  5. Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
  6. Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Образец

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Скачать образец протокола совещания [13.00 KB]

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

  1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
  2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
  4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
  5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  1. Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
  2. Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  1. Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  2. Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  3. Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  4. Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://uristdnya.com/pravo/trudovoe/ohrana/oformlenie-protokola-soveshhaniya-obrazets.html

➤ Образцы протоколов совещания

Протокол проведения мероприятия образец

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Скачайте образец протокола:

Многие сотрудники секретариата знают, что оформление и составление протокола — долгое и утомительное занятие. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами.

Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации.

По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол.

Совещание

Совещание может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и срочным. В любом случае ход совещания нужно фиксировать в протоколе.

Удобство проведения плановых совещаний заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица.

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии. При этом в данном случае необязательно иметь какие-либо текущие вопросы, которые требуют решения.

Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия.

Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, которые касаются политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению.

В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола).

При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Скачать образец полностью

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации.

По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств.

В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью ания. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов ания с принятыми решениями.

Пример протокола собрания

Скачать образец полностью

Образцы протоколов

Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол совещания: образец

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Как составить протокол

Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова “председатель”. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,

Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Скачайте образцы протоколов

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Оформление и протоколирование

Только правильный порядок оформления протокола в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ.

Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016.

Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга.

Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Итог:Оформляйте протоколы совещаний, заседаний и собраний правильно, чтобы они сохраняли юридическую силу. Используйте краткую или полную форму. В краткой вы сможете только зафиксировать информацию о решении по определенным вопросам. В полной форме вы сможете отразить в хронологической последовательности все события.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211023-qqq-17-m8-obraztsy-protokolov

Протокол проведения мероприятия образец

Протокол проведения мероприятия образец

Разработчик программы И.Н. Халтурина – учитель информатики МБОУ «Гимназия №13»

Цели программы

 Создание единого информационного пространства.

 Создание многофункционального автоматизированного программного комплекса внутришкольного управления.

 Создание целостной системы формирования информационной культуры личностного роста педагога.

Задачи программы

 Обеспечить условия для формирования информационной культуры педагогов, обучающихся и их родителей.

 Создать условия для взаимодействия семьи и школы через единое информационное пространство.

 Использовать информационные технологии для непрерывного профессионального образования педагогов.

 Внедрить информационные технологии в образовательную и управленческую деятельность для создания единого информационного пространства школы.

 Создать банк данных и методических наработок учителей.

 Создать сайт МБОУ «Гимназия №13».

 Создать электронный диагностический центр с целью отслеживания основных компонентов динамики развития обучающихся.

 Создать медиатеку.

 Отслеживать, диагностику обучающихся и выявлять возникающие проблемы.

 Развивать сотрудничество мониторинговой службы с МО, администрацией и психологической службой.

 Регистрировать и систематизировать все данные педагогических работников и обучающихся.

 Внедрить программу «Электронные журналы и дневники».

 Интенсивно использовать ИКТ технологии в административной деятельности и образовательном процессе.

ПРОТОКОЛЫ

Протокол — это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговор­ной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоко­лов определены параграфом 4.3 Типовой инструк­ции по делопроизводству. В соответствии с Инст­рукцией протокол составляется на основании:

1) записей, произведенных во время совещания (заседания)[54]

2) представленных тезисов докладов и выступле­ний

3) справок

4) проектов решений

5) других документов и материалов протоколь­ного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответствен­ными структурными подразделениями (должностны­ми лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения токольного мероприятия.

Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Запи­си во время заседания, сбор материалов и подготов­ка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников подразделений, готовивших матери­алы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания. Про­екты соответствующих пунктов протокола визиру­ются подразделением (должностным лицом), от­ветственным за подготовку.

На протоколе, содер­жащем информацию ограниченного распростране­ния, проставляется пометка Для служебного Текст протокола, как правило, со­стоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий

2) секретарь

3) присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

4) повестка дня

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов,

Соответствующих пунктам повестки дня. Текст каж­дого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска Текст выступления прилагается.

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полнос­тью, при необходимости приводятся итоги голосо­вания.

особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте прото­кола после соответствующего постановления (реше­ния)[55] .

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановле­ния (решения) по соответствующим вопросам. Про­токол подписывается председательствующим на за­седании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных со­ветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и поряд­кового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в деральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассыла­ются заинтересованным организациям и должност­ным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотре­ние вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандарт­ном бланке протокола или на общем бланке феде­рального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа — слово ПРОТО­КОЛ— печатается от границы верхнего поля про­писными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру

2) вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интер­валами, печатается через интервал и выравнивается по центру

3) место проведения заседания, совещания — указывается при оформлении протоколов совеща­ния в том случае, если оно происходило не на обыч­ном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита вид заседания, сове­щания, отделяется от него линейкой и выравни­вается по центру

4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и пе­чатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через пол­тора межстрочных интервала.

Каждый вопрос нуме­руется арабской цифрой, а его наименование начи­нается с предлога О (Об), которое печатается центрованным способом другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней стро­ки.

Под чертой в скобках указываются фамилии дол­жностных лиц, выступавших на заседании (совеща­нии), и краткое содержание выступлений при рас­смотрении соответствующего вопроса.

Фамилии печатаются через межстрочный интер­вал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста тремя меж­строчными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего на засе­

Дании (совещании), его личную подпись, расшиф­ровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный вал и центрируется относительно самой длинной стро­ки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без про­бела между инициалами и фамилией. Положение по­следней буквы в расшифровке подписи ограничива­ется правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к докумен­ту) печатается в правом верхнем углу первого ли­ста протокола.

Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных ин­тервала и центрируется по отношению к ним.

Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству[56] при­веден в приложении 42, а пример оформления про­токола общего собрания акционеров — в приложе­нии 43.

Пример

№01- РК Руководство по качеству

Уполномоченный по качеству, независимо от своих должностных обязанностей несет ответственность за:

– обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества

– проведение анализа работы СМК

обеспечение высшего руководства информацией по работе СМК

– распределение и координацию задач по работе и улучшению СМК

– привлечение необходимых ресурсов для работы СМК

– создание и обеспечение функционирования процедур внутреннего обмена информацией по вопросам результативности СМК, обеспечению понимания требований заказчиков и их выполнению.

В ходе проверки предоставлен план внедрения СМК. Дата утверждения плана 15.02.201_ г.

Исполнение работ по внедрению СМК отслеживалось в плане. Ход исполнения документирован в файле MS Project «План внедрения СМК_15_02_201_. mpp »

Источник: http://zayavlenievsud.my1.ru/publ/protokoly/protokol_provedenija_meroprijatija_obrazec/33-1-0-587

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Протокол проведения мероприятия образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

  1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
  2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
  3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
  4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
  4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол.

Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов.

Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа.

Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих.

Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается.

Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений.

Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи.

В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз.

Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

  1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
  2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
  3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
  4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
  5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

  1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
  2. Определенный состав присутствующих.
  3. Подобные темы и вопросы.
  4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия.

Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации.

Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

Источник: https://FB.ru/article/367555/obraztsyi-protokolov-soveschaniy-kak-sostavit-protokol-soveschaniya-obrazets

Решение юриста
Добавить комментарий