Срок хранения приказа на ученический отпуск

Срок хранения приказов об учебных отпусках

Срок хранения приказа на ученический отпуск

На их обложках указывается информация, позволяющая быстро найти необходимый документ среди этих папок: буквы алфавита, которыми промаркированы документы, хранящиеся в конкретной папке, даты издания первого и последнего приказа внутри нее, а также первый и последний регистрационный номера таких документов. Следует обратить внимание, что бумаги, которые используются в качестве основания для выдачи приказа, размещаются в отдельном месте: мы расскажем, как обеспечить их правильное хранение и взаимосвязь между этими документами. Условия хранения приказов на отпуск Каждый из документов, подлежащих хранению, размещается в соответствующую папку, после чего папки необходимо прошить нитками и упаковать в картонные коробки. Место хранения документов должно обладать характеристиками влажности и иных параметров, обеспечивающих сохранность документации в течение длительного времени.

Важно

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет.

Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте? Долговременные документы Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов.

Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.

Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже.

Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.

Срок хранения приказов на отпуск

Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации — нет документа.

Что подразумевается под данным процессом? Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной.

То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение.
А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт. Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу.

Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов.

В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.
Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться.

Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности.

То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:

  1. Приказы о предоставлении отпуска.
  2. Направления в недолгие командировки.
  3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
  4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все.

Внимание

Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное.

Встречаются данные случаи не слишком часто.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников.

Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск. Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства.

В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника. Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

  • указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
  • отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров. Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте.

Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.

Вопрос 1

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников.

Полезно будет изучить их. Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет.

И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением. Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

Коротко ли? А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет.

В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10. Но не более того. Об учете и хранении Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

  • Темы:
  • График отпусков
  • Приказы
  • Ежегодный оплачиваемый отпуск
  • Отпуск

Для разных видов приказов установлены различные сроки хранения. Каков срок хранения приказов по отпускам? Из статьи вы узнаете:

  • какими документами регламентируются сроки хранения приказов по отпускам;
  • каковы общие сроки хранения приказов по отпускам;
  • какие сроки хранения применяются к специальным видам отпусков.

Право на отпуск Право работников на предоставление им ежегодного оплачиваемого отпуска установлено действующим Трудовым кодексом, в частности, ст.

114 данного нормативно-правового акта.

Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются.

Также есть приказы постоянного хранения. Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе.

И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.

И хранятся подобные документы длительное время.

Источник: https://lcbg.ru/srok-hraneniya-prikazov-ob-uchebnyh-otpuskah/

Срок хранения приказов на отпуск. Как оформить приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику Отпуск по беременности и родам срок хранения

Срок хранения приказа на ученический отпуск

Хочу уточнить, приказы на отпуск (ежегодный, без сохранения, ученический) хранятся 5 лет.А сколько хранятся приказы на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет – 75 лет? Если разные сроки хранения, то какая должна быть нумерация? отдельная?спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что приказы бывают:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

По личному составу;

По основной деятельности;

По административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Вам будет полезно узнать о Сроке хранения приказов на командировку в материале по ссылке.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

  • О приеме на работу;
  • О прекращении действия трудового договора;
  • О переводе на другую работу;
  • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • О направлении в зарубежную командировку;
  • О поощрении работника;
  • Об изменении фамилии;
  • О назначении на должность;
  • О совмещении должностей / профессий;
  • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  • Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
  • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  • О привлечении к сверхурочным работам;
  • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  • О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  • Об отстранении от работы;
  • О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  • Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

2. Эксплуатация зданий, помещений;

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

4. Охрана.

Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

8) установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Сроки хранения документов

Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы , а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

В коммерческих организациях

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света ( Положения, утвержденного ). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в Правил, утвержденных .

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация ( , Правил, утвержденных ). Документы с истекшим сроком хранения ( Правил, утвержденных ).

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты

Источник: https://qipok.ru/srok-hraneniya-prikazov-na-otpusk-kak-oformit-prikaz-rasporyazhenie-o/

Срок хранения приказа на ученический отпуск

Срок хранения приказа на ученический отпуск

Срок хранения приказа на ученический отпуск

Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
  • Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
  • Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г.
  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О предоставлении учебного отпуска
  • и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет. регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
  • и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров.

На которые те в свое время давали разрешение.

Сроки хранения документации распространяются на все организации в независимости от того, где впоследствии эти самые документы будут архивированы. В некоторых случаях архивация происходит внутри организации, например, в кабинете в специально отведенном месте. Если организация будет расформирована, то вся документация, подлежащая хранению, будет направлена на хранение в государственный архив.

Кадровые документы подразделяют на три типа: организационные, распорядительные (приказы, указания, решения по личному составу), информационно-справочные.

К приказам по личному составу можно отнести документы, касающиеся приема, перевода, увольнения, отпуска, либо командировок.

Эта категория документов считается наиболее важной и основополагающей в кадровой деятельности.

Срок хранения приказа на ученический отпуск образец

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
  • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  • О привлечении к сверхурочным работам;
  • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  • О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  • Об отстранении от работы;
  • О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  • Об объявлении выговора.

Таким образом, полагаем, что руководствоваться нужно новым перечнем.

Срок хранения приказа на ученический отпуск образец заявления

Приказом принято считать документ, который составляется руководителем организации для решений каких-либо задач и поставленных целей по деятельности персонала и компании в целом.

Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу. Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется. Таким образом, основные виды приказов могут ограничиваться следующим списком:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Принципы и сроки хранения приказов в организации

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению.
Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов.

Внимание

В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы.

Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Срок хранения приказов на отпуск

Срок хранения приказов на отпуск

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: «Трудовое право России: Учебник» (2-е издание, переработанное и дополненное) (Колобова С.В., Сергеенко Ю.С.

) («Юстицинформ», 2018)Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу

Источник: https://advocate-general.com/srok-hraneniya-prikaza-na-uchenicheskij-otpusk

Сроки хранения приказов об учебном отпуске

Срок хранения приказа на ученический отпуск

Одна из гарантий работникам, совмещающим работу с успешным обучением в определенных образовательных учреждениях, — предоставление им отпусков с сохранением среднего заработка. «Учебный» отпуск в законе назван дополнительным отпуском, но имеет ряд особенностей в порядке его предоставления и оформления кадровых документов.

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предусмотрены гл. 26 ТК РФ и Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон об образовании). Учебные отпуска, предоставляемые работодателем, делятся на отпуска с сохранением среднего заработка и без сохранения заработной платы.

Учебный отпуск имеет ряд особенностей. Он носит целевой характер и предназначен для участия работника, совмещающего работу с учебой, в образовательном процессе. Его нельзя перенести, продлить, разделить, спланировать заранее, получить за него компенсацию, нельзя отозвать из такого отпуска, он не зависит от времени предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со ст.

173 ТК РФ аботникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением «среднего заработка».

Можно выделить следующие условия предоставления учебного отпуска.

Условие 1. Образовательное учреждение, в котором обучается работник, имеет государственную аккредитацию (ч. 1 ст. 173 ТК РФ).

Условие 2. Работник получает образование соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Условие 3. Основанием для предоставления учебного отпуска может служить только справка-вызов.

Условие 4. При обучении в двух образовательных учреждениях одновременно работнику предоставляется учебный отпуск по справке-вызову лишь одного из них — по выбору работника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Условие 5. Учебный отпуск предоставляется только успешно обучающемуся работнику (ч. 1 ст. 173 ТК РФ).

Учебный отпуск предоставляется на основании специального документа — справки-вызова, дающей право на предоставление студенту по месту работы дополнительного отпуска и других гарантий.

Форма справки-вызова утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.

2013 № 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования».

Обратите внимание: справка-вызов состоит из двух частей: справки- вызова и справки-подтверждения. Первая часть справки-вызова предоставляется до отпуска — это основание для его предоставления, а справка- подтверждение выдается по окончании отпуска для подтверждения факта использования отпуска по назначению.

https://www.youtube.com/watch?v=Hz508N7rENs

Далее рассмотрим пошаговую процедуру оформления учебного отпуска.

Этап 1 Получение заявления работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска

Продолжительность и период предоставления учебного отпуска не зависит ни от стажа работы в организации, ни от пожеланий сторон трудового договора. Определение времени (периода) предоставления учебного отпуска относится исключительно к компетенции учебного заведения.

Для получения дополнительного учебного отпуска работник, как правило, пишет заявление, к которому прилагает справку-вызов из образовательного учреждения, содержащую конкретные даты предоставления отпуска.

Шаг 1 Получаем и регистрируем заявление работника

Заявление работника о предоставлении дополнительного учебного отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников.

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

Шаг 2 Направляем заявление работника руководителю

Для принятия решения по существу заявленной просьбы заявление направляется руководителю организации или другому должностному лицу, имеющему право принимать решение о предоставлении работнику учебного отпуска.

Шаг 3 Получаем заявление работника с резолюцией руководителя

Принятое решение руководитель организации или иной уполномоченный представитель работодателя оформляет резолюцией на заявлении работника. Обратите внимание: если соблюдены все условия предоставления учебного отпуска, работодатель не может отказать работнику в его предоставлении.

В резолюции определяется сотрудник, которому поручается оформить проект приказа о предоставлении дополнительного учебного отпуска работнику.

Шаг 4 Направляем заявление работника в дело

После ознакомления сотрудника, ответственного за подготовку проекта приказа о предоставлении учебного отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Отметка включает слова «В дело» и номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

О направлении документа в дело делается запись и в регистрационной форме.

Шаг 5 Переносим сведения в регистрационную форму

В регистрационную форму, например в Журнал регистрации заявлений работников, переносится содержание резолюции руководителя организации.

Этап 2 Издание приказа о предоставлении работнику учебного отпуска

Далее работодателю необходимо издать приказ, где будет зафиксирована продолжительность учебного отпуска, конкретные даты его предоставления, а сам приказ будет передан в бухгалтерию для оплаты.

Шаг 1 Составляем проект приказа

В заголовочной части приказа о предоставлении отпуска работнику указываются: наименование организации (полное и сокращенное, если имеется) и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:

  • Наименование структурного подразделения и должность работника;
  • Продолжительность дополнительного отпуска в календарных днях;
  • При этом в форме приказа учтены следующие особенности.Особенность 1. Поскольку в ТК РФ не используется такое понятие, как учебный отпуск, то и в соответствующей строке приказа следует указывать, что работнику предоставляется дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка.Особенность 2. Так как учебный отпуск предоставляется работнику в учебном, а не в рабочем году, то привычной графы «Период работы» в приказе о предоставлении учебного отпуска нет.Особенность 3. В унифицированной форме приказа о предоставлении отпуска не было строки «Основание». В переработанную форму эту строку необходимо добавить.

    Шаг 2 Подписываем приказ

    Приказ о предоставлении учебного отпуска работнику подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

    Шаг 3 Регистрируем приказ

    Приказ о предоставлении учебного отпуска работнику необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

    Шаг 4 Знакомим работника с приказом под роспись

    С приказом работодателя о предоставлении учебного отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись. Срок такого ознакомления законом не предусмотрен. Очевидно, что это необходимо сделать до даты начала отпуска.

    Шаг 5 Знакомим заинтересованных работников с приказом под роспись

    С приказом о предоставлении учебного отпуска работнику должны быть ознакомлены все заинтересованные должностные лица. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник.

    Шаг 6 Направляем приказ в дело

    Приказ о предоставлении дополнительного учебного отпуска является приказом по личному составу, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о предоставлении дополнительного учебного отпуска в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.Обратите внимание: срок хранения приказов о предоставлении учебного отпуска 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

    Этап 3 Оформление записки-расчета о предоставлении работнику учебного отпуска

    По общему правилу, предусмотренному ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, как правило, применяется записка-расчет. Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы, а затем она передается в бухгалтерию.Унифицированная форма № Т-60 записки-расчета в настоящее время обязательна для применения только организациями государственного сектора. Остальные работодатели вправе утвердить свои формы этого первичного учетного документа.В нашем примере за основу берется переработанная унифицированная форма № Т-60.

    Шаг 1 Заполняем лицевую сторону записки-расчета

    В заголовочной части записки-расчета указываются наименование организации и код по ОКПО.Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:

  • Фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
  • Даты начала и окончания дополнительного отпуска.
  • Шаг 2 Подписываем записку-расчет

    Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

    Шаг 3 Передаем записку-расчет в бухгалтерию

    Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

    Этап 4 Оформление личной карточки работника

    Сведения о предоставленном учебном отпуске вносятся в личную карточку работника.В этом разделе содержатся следующие сведения:

  • Вид предоставленного работнику отпуска;
  • Продолжительность отпуска в календарных днях;
  • Даты начала и окончания отпуска;
  • Основание (приказ о предоставлении отпуска).
  • Так как учебный отпуск предоставляется не за рабочий год, соответствующие графы таблицы личной карточки работника не заполняются.

    Этап 5 Ведение табеля учета рабочего времени

    Учет отработанного (неотработанного) работником времени — обязанность работодателя, и период нахождения сотрудника в учебном отпуске не исключение. Нужно обязательно отмечать его в табеле учета рабочего времени.В табеле учета рабочего времени, как правило, проставляется буквенный код условного обозначения «У» или цифровой «11» в течение всего периода дополнительного учебного отпуска, независимо от выходных дней, так как учебный отпуск предоставляется в календарных днях.Не забудьте, что после учебного отпуска работник должен предоставить вам заполненную справку-подтверждение.www.pro-personal.ru

    Вопрос-ответ по теме

    В отделе кадров нашей организации при проведении проверки были выявлены документы с истекшим сроком хранения, который подлежат уничтожению. Вопрос: основания к приказам на отпуск и приказы на отпуск с 2006 по 2011 год, когда должны быть уничтожены? до августа 2010 года действовал Перечень 2002 года, где было указано, что приказы на отпуск хранятся 5 лет. В перечне 2010 года указано, что отпуска за вредные и опасные условия труда хранятся 75 лет. Как нам быть с приказами и заявлениями за период с 2006 по 2010, руководствоваться новым перечнем, т.к. сроки уничтожения этих документов в 2010 году еще не настали или сроки хранения документов созданных до 2010 регламентируется перечнем 2002 года? хотелось бы уточнить сроки хранения оснований на отпуск совпадают со сроками хранения приказов? А также сроки хранения оснований на прием, увольнение и перевод, также хранятся 75 лет?

Источник: https://sokolieds.ru/blog/sroki-hranenija-prikazov-ob-uchebnom-ot/

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Срок хранения приказа на ученический отпуск

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот.

К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск.

Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

  • приказы о приеме сотрудников на работу;
  • распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока – в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

  • приказы об отпусках;
  • распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск – пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято.

Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

Любой приказ – на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту – должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Организация хранения кадровых документов: нюансы

Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел.

При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты.

Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами.

Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив.

Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные.

При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами.

Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

  • указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
  • отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.

В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал.

При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников.

Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Срок хранения журнала регистрации приказа

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале.

В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме.

Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Источник: https://FB.ru/article/285512/skolko-hranyatsya-prikazyi-na-otpusk-hranenie-kadrovyih-dokumentov

Решение юриста
Добавить комментарий